Personvern i PKH

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger.

Databehandlere

Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandører som vil kunne ha behov for
opplysninger om deg. Disse omtales som databehandlere.

Vår personvernansvarlige, med ansvar for at vi oppfyller Personopplysningsloven er Geir Ystgaard Larsen.

Spørsmål, kommentarer eller forespørsler om denne personvernerklæringen eller andre spørsmål om personvern kan og skal adresseres til pkh@pkh.no.

Du kan også kontakt oss på telefon 22 42 50 00 eller pr. brevpost til PKH, Karenslyst allé 2, 0278 Oslo.

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen.

Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle forpliktelser overfor deg som medlem av pensjonsordningen, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss samt kunne gi deg god kundebetjening.

Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser.

Vi benytter epostadressen din som vi har mottatt fra din arbeidsgiver til å informere deg om pensjonsrelaterte spørsmål og PKHs virksomhet relatert til pensjon. Det er mulig å reservere seg mot bruk av epost til dette formålet. All epost fra oss har en link til å avmelde seg for fremtidige epostutsendelser.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, for eksempel navn, personnummer, kjønn, adresse, telefonnummer, bankkonto, inntektsopplysninger, og lignende.

Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken og du kan miste dine rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:

• Din arbeidsgiver for opplysninger om navn, adresse, epostadresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening
• NAV for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det
• Andre pensjonsleverandører for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse for å beregne din samlede pensjon korrekt
• Dine behandlere for helseopplysninger etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon
• Skatteetaten for skatteopplysninger for å sikre korrekt skattetrekk
• Folkeregisteret for innhenting av adresseopplysninger for å sikre at viktig informasjon om forsikringsforholdet kommer frem til deg

Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:

• Din arbeidsgiver i forbindelse med forsikringspremie som er innbetalt for deg og opplysninger om pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid mv.
• Andre pensjonsleverandører om navn, personnummer, opptjeningstid, innbetalt premie mv. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør
• Skatteetaten for å innberette om pensjonsutbetalinger
• NAV for opplysninger for å sikre korrekt beregning av din pensjon
• Overføringsavtalens Sikringsordning opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller som ikke betaler premie ved forfall
• Trygderetten og domstolene dersom du anker over en avgjørelse som pensjonskassen har truffet vedrørende dine pensjonsrettigheter
• Offentlig myndighet om rettslig pålegg / hjemmel for slik utlevering
• Til privat tjenestepensjonsordning for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8
• Dersom PKH utredes for å gjennomgå en reorganisering, må vi kanskje overføre noen eller alle dine personopplysninger til den relevante tredjepart (eller dets rådgivere), som en del av en «due diligence-prosess» for å analysere eventuelt foreslått fusjon, fisjon eller reorganisering. Vi kan også trenge å overføre dine personopplysninger til den omorganiserte enheten eller tredjepart etter fusjon, fisjon eller annen omorganisering for at de skal kunne bruke dine personopplysninger til samme formål som er angitt i denne personvernerklæringen

Pensjonskassen har taushetsplikt om dine personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov.

Våre underleverandører behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre underleverandører, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre underleverandører har taushetsplikt om opplysningene.

Pensjonskassen benytter gjennom våre leverandører også underleverandører som utvikler IT-løsninger utenfor EU/EØS. For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger er det inngått avtaler i samsvar med EUs standardkontrakter for databehandlere som behandler personopplysninger i tredjeland. Disse avtalene er godkjent av Datatilsynet.

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg, eksemplifisert med at bare de som trenger opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver får tilgang til dem.

Dersom du benytter vår nettside, epost eller andre elektroniske plattformer for kommunikasjon med oss vil vi be deg om ikke å skrive inn spesielt sensitive personopplysninger som helseopplysninger, medlemskap i fagforening, opplysninger som kan si noe om din etniske opprinnelse, religiøs tro, seksuell legning, mv.

Vi vil også be deg om å unngå å skrive hele ditt personnummer dersom du benytter usikret kommunikasjon som f.eks. epost.

Du har rett til å få informasjon om vår behandling av personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet dersom disse er uriktige eller ufullstendige. Opplysninger som er unødvendige kan du kreve å få slettet.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du ta kontakt med pensjonskassen. Da kan du få svar på dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn. Begjæringer om innsyn må gis skriftlig.

Pensjonskassen vil slette de registrerte opplysningene når vi ikke lenger har bruk for dem for å oppfylle formålet som gjorde at disse opprinnelig ble innhentet. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består og deretter så lenge det kan være grunnlag for rettslig klage. I tillegg oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i medhold av regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Som pensjonskasse behandler PKH en rekke personopplysninger for våre medlemmer. Vi sørger for at disse opplysningene til enhver tid blir behandlet på en sikker og forsvarlig måte, i henhold til gjeldende lover og regler.

Hvis du har spørsmål om PKHs behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte Personvernombudet for PKH. Personvernombudet er Lisa Iversen Vrettos, e-post: personvernombud@pkh.no eller på telefon: +47 22 42 50 00. Ikke send sensitive eller fortrolige opplysninger per e-post.